一、 方案背景

在當今的商業(yè)市場(chǎng)上，人們對于能夠為企業(yè)戰略采購提供幫助的應用軟件的需求持續增長(cháng)。尤其是對于制造型企業(yè)而言，這種需求增長(cháng)的一個(gè)主要原因就是采購決策對企業(yè)的收益越來(lái)越重要。據投資銀行的一項調查顯示：現在采購及購買(mǎi)成本占到了整個(gè)銷(xiāo)貨成本的百分之六十，而幾十年前采購成本所占的比例大概只有百分之二十。

采購及購買(mǎi)成本所占比例大幅增長(cháng)的主要原因是，現代制造型企業(yè)越來(lái)越依賴(lài)于供應商為企業(yè)制成品所提供的增值部件。企業(yè)終端產(chǎn)品的大部分價(jià)值都來(lái)自供應商，因此，制造型企業(yè)在尋求成本控制以及競爭優(yōu)勢的時(shí)候就需要更好的供應商關(guān)系管理系統。有效的供應商管理系統將能夠幫助企業(yè)增進(jìn)與供應商的交流并與其建立起更有效的合作，同時(shí)也能夠幫助企業(yè)改進(jìn)生產(chǎn)流程控制、做出更完善的供應商分析、選擇并優(yōu)化企業(yè)的供應商選擇決策。

二、 制造業(yè)在采購管理面臨的挑戰

企業(yè)采購管理總是伴隨著(zhù)企業(yè)的全球化發(fā)展和信息技術(shù)的更新而發(fā)展。由于現代企業(yè)朝著(zhù)集團化和專(zhuān)業(yè)化兩個(gè)方向發(fā)展和大量新興信息技術(shù)的出現，新產(chǎn)品、新材料、新技術(shù)、新市場(chǎng)層出不窮，采購管理未知數增多、未定數加大；技術(shù)發(fā)展變化快、市場(chǎng)價(jià)格變化大、產(chǎn)品研發(fā)時(shí)限短、產(chǎn)品生命周期短，使得采購管理的反應時(shí)限短；信息傳播和市場(chǎng)變化迅速、全球性競爭、全方位經(jīng)營(yíng)，使得采購管理的不易掌握和質(zhì)量成本要求高。因此企業(yè)采購管理具有以下挑戰：

1.傳統價(jià)格=成本+利潤之公式已不再適用，導致采購成本不易估算和掌握；

2.市場(chǎng)材料價(jià)格和市場(chǎng)變動(dòng)頻率高、變動(dòng)幅度大，導致采購作業(yè)時(shí)間和實(shí)際需求量不易控制；

3.單一貨源多，貨源變異性大，貨源規格不易確認，導致采購對貨源的決定貢獻度低；

4.技術(shù)進(jìn)展迅速，專(zhuān)業(yè)能力不易掌握，導致庫存風(fēng)險高和對供應質(zhì)量掌控能力差。

面對挑戰，企業(yè)只有堅持以動(dòng)態(tài)變革的思想實(shí)現采購隨需而動(dòng)，從而實(shí)現簡(jiǎn)單的交易到戰略合作采購的發(fā)展、以成本為目標到以?xún)r(jià)值創(chuàng )造為目標的轉變、被動(dòng)接受采購指令到自行預測調整的轉化、從單一的購買(mǎi)行為到策略性采購供應鏈管理的變革。

因此，需要通過(guò)一套先進(jìn)的采購管理平臺把供應商詢(xún)源、準入、考核、合同、合同執行等等環(huán)節全部在線(xiàn)化管理起來(lái)。HuaZhi SRM采購管理平臺實(shí)現物資采購一體化端到端管理過(guò)程，增強了企業(yè)采購的管理和監督作用，更容易發(fā)現潛在的成本節約機會(huì )。采購過(guò)程允許供應商，采購管理人員和內部用戶(hù)在線(xiàn)協(xié)同，縮短了采購業(yè)務(wù)周期，通過(guò)提高與供應商協(xié)作的業(yè)務(wù)效率，增加戰略供應商的價(jià)值；同時(shí)易于滿(mǎn)足企業(yè)內控部、審計部與預算辦等職能部門(mén)參與采購業(yè)務(wù)的管理。

三、HuaZhi SRM制造行業(yè)解決方案

采購管理平臺的計劃管理、采購尋源管理、合同管理、庫存管理、結算管理構成整個(gè)采購業(yè)務(wù)鏈，供應商管理、供應商協(xié)同管理、價(jià)格管理、專(zhuān)家管理、物資管理與目錄管理貫穿在這個(gè)采購業(yè)務(wù)鏈當中，支持整個(gè)企業(yè)物資采購業(yè)務(wù)管理過(guò)程。下圖是采購管理平臺的功能框架。

其中包括了以下的功能模塊：

? 供應商管理：供應商準入管理、供應商分級管理、供應商考核評價(jià)、供應商目錄管理、供應商主數據管理等

? 計劃管理：年度需求計劃、月度需求計劃、采購計劃等

? 尋源管理：采購方案準備、采購方案審批、采購方案執行、采購結果等

? 合同管理：合同文本管理、合同審批管理、合同執行管理等

? 倉儲管理：物資庫存管理、倉儲管理等

? 供應商協(xié)同管理：采購執行協(xié)同、尋源協(xié)同、庫存協(xié)同等

? 價(jià)格管理：市場(chǎng)價(jià)格管理、目錄價(jià)格管理、合同價(jià)格管理等

? 專(zhuān)家管理：專(zhuān)家準入管理、專(zhuān)家抽取、專(zhuān)家動(dòng)態(tài)管理等

? 物資管理：物資分類(lèi)管理、物資編碼管理等

? 目錄管理：物資目錄管理、電子采購目錄管理等

? 采購分析：尋源管理分析、合同執行與監控、花費分析、決策報表等

與第三方系統的集成

HuaZhi采購平臺與ERP系統之間，既有數據的驗證與檢查，例如預算檢查、總賬科目檢查、資產(chǎn)與成本中心數據檢查等，又主數據的交互，例如度量單位主數據、工廠(chǎng)主數據、組織結構數據等，還有交易數據緊密耦合的雙向交互，例如需求計劃，采購訂單、預留單、合同信息等。采購平臺與ERP系統是產(chǎn)品級預配置的集成，只需要把兩系統的連接建立起來(lái)，這些數據集成自動(dòng)形成。

采購管理平臺同時(shí)提供了通用集成接口，支持與非產(chǎn)品集成，例如支持與SAP ERP系統集成、用友ERP系統集成、金蝶ERP系統集成等。

采購管理平臺與ERP系統集成，可以使用采購管理平臺提供的標準數據集中平臺實(shí)現系統間實(shí)時(shí)集成、數據核對和轉換，提供嚴格的安全控制體系以保障數據傳遞的完整性，保證了數據安全性和完整性。

采購平臺與非 ERP 系統之間集成，既有可以進(jìn)行數據的驗證與檢查，例如預算檢查、總賬科目檢查、資產(chǎn)與成本中心數據檢查等，又可以進(jìn)行主數據的交互，例如度量單位主數據、工廠(chǎng)主數據、組織結構數據等，還可以進(jìn)行采購業(yè)務(wù)憑證數據的雙向交互集成，例如需求計劃，采購訂單、預留單、合同信息等。

四、HuaZhi SRM給制造業(yè)帶來(lái)的價(jià)值

采購管理平臺實(shí)現物資采購一體化端到端管理過(guò)程，增強了企業(yè)采購的管理和監督作用，更容易發(fā)現潛在的成本節約機會(huì )。采購過(guò)程允許供應商，采購管理人員和內部用戶(hù)在線(xiàn)協(xié)同，縮短了采購業(yè)務(wù)周期，通過(guò)提高與供應商協(xié)作的業(yè)務(wù)效率，增加戰略供應商的價(jià)值；同時(shí)易于滿(mǎn)足企業(yè)內控部、審計部與預算辦等職能部門(mén)參與采購業(yè)務(wù)的管理。

1) 采購管理平臺提供豐富采購業(yè)務(wù)模式管理功能，兼容差異構建一體化業(yè)務(wù)

企業(yè)分子公司的采購業(yè)務(wù)都有一定差異，統一的采購平臺可以標準化采購業(yè)務(wù)流程，同時(shí)可以兼容各分子公司業(yè)務(wù)流程差異，構建端到端的采購業(yè)務(wù)的全覆蓋、全流程、全過(guò)程管理。

2) 采購管理平臺是一個(gè)簡(jiǎn)單易用、功能完整，業(yè)界領(lǐng)先的采購平臺

采購管理平臺是完全基于 B/S 架構的，企業(yè)內部用戶(hù)與外部供應商用戶(hù)都是使用瀏覽器來(lái)登錄使用的，非常簡(jiǎn)單、方便使用。系統界面可以基于企業(yè)的需求進(jìn)行個(gè)性化配置，同時(shí)平臺提供各種采購流程的離線(xiàn)業(yè)務(wù)操作管理，例如供應商可以進(jìn)行離線(xiàn)基于 PDF 的報價(jià)過(guò)程等等。平臺提供各種移動(dòng)方案，例如使用用戶(hù)可以在移動(dòng)設備，例如手機上提報需求計劃。平臺可以靈活制定各種統計分析、業(yè)務(wù)監控、決策分析多維度的采購業(yè)務(wù)分析，為企業(yè)采購業(yè)務(wù)發(fā)展提高提供了有力的保障。

3) 采用采購管理平臺是低風(fēng)險的項目實(shí)施保證

采購平臺有超過(guò)23，850個(gè)全球客戶(hù)群和超過(guò)30個(gè)的中國客戶(hù)群，積累了豐富的本地化實(shí)施經(jīng)驗和支持團隊，同時(shí)基于成熟產(chǎn)品級客戶(hù)化定制最大程度降低二次開(kāi)發(fā)的實(shí)施風(fēng)險，量身定制的專(zhuān)業(yè)化專(zhuān)家支持和培訓計劃確保項目成功。

4) 實(shí)現了計劃的集中控制和管理，發(fā)揮集團采購優(yōu)勢，節約采購成本

各使用單位在采購管理平臺中分散提交各種需求計劃，采購平臺將進(jìn)行合并和歸類(lèi)，而后由集中采購單位執行統一的尋源采購過(guò)程，集中化的招標和競價(jià)使企業(yè)有機會(huì )得到更好的供應商折扣和供貨服務(wù)，實(shí)現采購節約。采購管理平臺能幫助企業(yè)節約成本，實(shí)現需求的集中控制和管理，為了充分發(fā)揮企業(yè)集中采購的優(yōu)勢。

5) 建立了內外協(xié)同的采購操作平臺，提高采購信息透明性，加速采購流程

采購管理平臺拓展了采購業(yè)務(wù)的外延，為企業(yè)與供應商及內部需求者搭建了一個(gè)實(shí)時(shí)協(xié)作的采購平臺。需求者可以在平臺上提出采購需求，并得到審批?；诓少從夸浀牟少徸詣?dòng)尋源，可以幫助買(mǎi)方簡(jiǎn)化采購流程，縮短采購周期，降低采購管理成本。

整個(gè)采購業(yè)務(wù)流都在采購管理平臺上完成，信息及時(shí)傳遞，而且允許從任意業(yè)務(wù)點(diǎn)切入查詢(xún)整個(gè)采購任務(wù)的業(yè)務(wù)單據流，保證了信息的透明性，并加速了采購業(yè)務(wù)流程，同時(shí)也降低了供應商參與采購業(yè)務(wù)的交易成本。

6) 建立了統一的供應商庫，實(shí)現全面的供應商動(dòng)態(tài)管理和評估體系

基于集中統一的供應商數據庫，采購管理平臺利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)把買(mǎi)方與供應商連接起來(lái)，使供應商能夠加入買(mǎi)方的采購業(yè)務(wù)流程，一同分析、控制和優(yōu)化與雙方的信息流、物流和資金流。供應商發(fā)生的采購業(yè)務(wù)都能忠實(shí)的被記錄到供應商數據庫中，如注冊信息，投標信息，后續的送貨信息，采購協(xié)議遵循度，采購需求者方對供應商某次服務(wù)的評價(jià)等。這些信息中有結構化的系統信息如投標價(jià)格，送貨時(shí)間，也可以有非結構化的信息如專(zhuān)家對其的評價(jià)，采購需求者對其的評價(jià)，也可以包含系統計算出來(lái)的數據，如注冊時(shí)填寫(xiě)的企業(yè)規模。所有這些數據都能夠通過(guò)采購平臺動(dòng)態(tài)展現出來(lái)。買(mǎi)方的采購管理者可以根據評估結果對供應商升降級，乃至于將供應商淘汰出供應商庫。

采購過(guò)程中的所有數據都能夠形成后續評估的數據基礎，而評估結果又可以反過(guò)來(lái)影響采購尋源的過(guò)程，基于集中統一的數據庫，企業(yè)可以將供應商管理形成一個(gè)有效的閉環(huán)，實(shí)現對供應商的動(dòng)態(tài)評估和管理。

7) 保證了合同的合規性，有效推進(jìn)管理規定，提高采購執行力

許多企業(yè)都會(huì )遇到以下問(wèn)題：合同一旦簽訂完成，合同管理便停止了，很多合同靜靜地躺在文件柜中直到合同過(guò)期，這些花費了企業(yè)大量人力物力的合同沒(méi)有辦法被企業(yè)再利用或為企業(yè)提供知識積累。同時(shí)，在合同簽訂過(guò)程中，合同的擬定和協(xié)商過(guò)程周期過(guò)長(cháng)、合同批準過(guò)程費力耗時(shí)、沒(méi)有統一的合同數據庫和合同模板、對合同的協(xié)商進(jìn)程缺乏必要的跟蹤，沒(méi)有有效的合同版本管理。合同簽訂以后，合同條款協(xié)商和執行出現斷層、缺少合同執行情況的報告和統計、對需要重新審定的合同沒(méi)有預警機制、供應商的合同履行績(jì)效評估缺失。

采購管理平臺的合同管理允許供應商參加協(xié)作式的合同談判，縮短了合同談判周期，同時(shí)有效的將采購合同的結構化的可執行數據與法務(wù)合同文本結合起來(lái)，使合同管理貫穿于合同的整個(gè)生命周期。尋源后的結果能夠直接轉化為合同保存起來(lái)，采購合同中的商務(wù)條件也可以帶入到后續的訂單執行過(guò)程中，由此保證了采購制度可以從上而下，得到有效貫徹執行，進(jìn)而提高采購部門(mén)的執行力。

8) 采購管理平臺具有靈活性和適應性

采購管理平臺不但能夠適應企業(yè)當前的管理需求，而且還能滿(mǎn)足將來(lái)發(fā)展的需求。通過(guò)豐富的案例應用總結出大量的企業(yè)管理實(shí)踐，并將這些實(shí)踐凝聚到其龐大復雜的解決方案中，整個(gè)系統后臺有數萬(wàn)個(gè)功能參數，可以通過(guò)參數的設置而定義出不同的運作流程，也就是說(shuō)可以通過(guò)參數設置的不同變化而滿(mǎn)足下屬企業(yè)不同類(lèi)型采購流程管理的各種需求。另外，企業(yè)流程也是處于不斷優(yōu)化過(guò)程中，采購平臺可以通過(guò)調整功能參數而靈活的改變流程，從而適應企業(yè)流程的持續性改進(jìn)。這樣就最大限度地避免了因為企業(yè)流程的改變而需要重新開(kāi)發(fā)系統，同時(shí)當企業(yè)進(jìn)行流程調整或部門(mén)重組時(shí)，還可以不斷地對組織結構和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調整?？傊?，采購平臺可以靈活的配置出適合企業(yè)的合理的運作流程，同時(shí)又能根據企業(yè)業(yè)務(wù)需要的變化而不斷調整參數，配置出新的流程，適應企業(yè)持續性的流程改進(jìn)。